Giỏ hàng

Làm Thế Nào Để Nói Lời Từ Chối Một Cách Lịch Sự?

Nói lời từ chối không phải lúc nào cũng dễ dàng nhưng nó lại là một kỹ năng rất cần thiết.

Điều này thật sự đúng đắn cả trong công việc lẫn trong các mối quan hệ cá nhân. Khi một đồng nghiệp yêu cầu bạn thực hiện một dự án mà bạn không có băng thông, để từ chối mà không khiến họ cảm thấy mình bị từ chối chính là một kỹ năng rất có giá trị. Tương tự như vậy, khi bạn nhận được lời mời nhưng lại không có hứng thú, biết cách từ chối lịch sự sẽ khiến mọi thứ không trở nên khó xử.

Vậy làm thế nào để bạn tinh chỉnh giọng điệu của mình qua email hoặc văn bản mà người bạn vừa từ chối vẫn hiểu rằng bạn có quan tâm đến vấn đề này? Dưới đây sẽ là năm chiến lược cùng với các ví dụ hướng dẫn bạn cách để từ chối lịch sự.

1. Đính kèm lời từ chối với lòng tốt hoặc một lời khen.

Đây chính là trò chơi kinh điển, sở thích của các quý cô “Bạn rất tốt nhưng tôi rất tiếc.” Bạn chỉ cần gửi đến người nhận một vài từ để họ cảm thấy thoải mái mặc dù họ bị từ chối.

Ví dụ: Đây có vẻ là một cơ hội tuyệt vời đấy, nhưng có lẽ tôi phải nhường cho người khác thôi. Cảm ơn bạn vì đã cân nhắc tôi!

Ví dụ: Tôi rất vui mừng vì bạn đã đưa ra một đề xuất hấp dẫn như vậy, nhưng nó không hoàn toàn phù hợp với chúng tôi.

Ví dụ thứ hai được lấy từ John McPhee, một người đóng góp lâu năm cho tờ The New Yorker đáng kính, người có sự lựa chọn nhẹ nhàng như nó là ngắn gọn: không dành cho chúng tôi.



2. Đưa ra lý do thuyết phục.

Bên cạnh những lời khen ngợi, một cách khác khiến người bị từ chối có thể đánh giá cao bạn là cho họ biết lý do. Đôi khi cách tốt nhất lại chính là thẳng thắn về những hạn chế của bản thân.

Ví dụ: Chiều nay tôi không thể tổ chức cuộc họp cho bạn được. Tôi đang bận tuyển dụng nhân viên mới và phải hoàn thành trước deadline.

Ví dụ: Quả là những lời thuyết phục ngọt ngào, nhưng tổ chức của chúng tôi hiện không còn dư ngân sách cho dự án này.

Ví dụ: Cảm ơn bạn nhé, một chuyến đi đến Portland (Hoa Kỳ) nghe có vẻ rất thú vị đấy! Nhưng tiếc thay, hè này tôi không có đủ thời gian.

Trong những trường hợp khác, nếu bạn muốn tiết lộ càng ít càng tốt, hãy đọc tiếp.

3. Ngắn gọn nhưng không cộc cằn.

Không phải cứ mỗi khi bạn từ chối người khác thì đều cần một lời giải thích. Tuy nhiên, thẳng thắn đưa ra một lời từ chối sẽ được coi là chu đáo hơn việc không phản hồi, bởi nếu bạn để mọi người thắc mắc thì bạn sẽ có khả năng bị cho là vô tâm.



Mặc dù nhìn chung thì khá khôn ngoan khi viết loại tin nhắn này thật ngắn gọn, nhưng vẫn khả thi nếu nó hơi quá ngắn:

Ví dụ không hay: Tôi không thể giúp bạn điều này được.

Ví dụ tốt hơn: Đáng buồn thay, tôi e là mình không thể giúp bạn điều này.

Ghi nhớ việc sử dụng từ “đáng buồn thay” ở trên. Nó cho thấy bạn nhận ra câu trả lời có lẽ đã không khiến người nhận hồi hộp và bạn cũng chẳng vui vẻ gì mấy khi phải nói như vậy.

Một ví dụ tốt khác: Cảm ơn bạn vì đã nghĩ tôi phù hợp với nhiệm vụ này. Dù ngay bây giờ tôi không thể ôm nhiều việc hơn được nữa, nhưng xin hãy giữ liên lạc.

Các cụm từ như “ngay bây giờ”  trong ví dụ cuối cùng cho thấy bạn có thể làm những nhiệm vụ khác; nói như vậy một cách lịch sự giúp bạn giữ cho các lựa chọn của mình luôn sẵn sàng trong thời gian này. Vì vậy hãy đi đến chiến lược thứ tư.

4. Hãy để cánh cửa luôn hé mở.

Đôi khi, bạn sẽ muốn nói “không phải bây giờ” hơn là nói “không.”

Ví dụ: Phải nói rằng quan điểm của bạn về việc chúng tôi cần phải đánh giá lại và hợp lý hóa quy trình rất sáng suốt và chuẩn xác. Vậy tại sao chúng ta lại không cùng nhau bàn bạc về nó sau khi vòng tuyển dụng hiện tại hoàn thành nhỉ?

Ví dụ: Cảm ơn bạn, tôi rất vinh dự khi được phát biểu tại sự kiện của bạn, nhưng thời điểm năm nay không tốt. Liệu bạn có thể cho tôi cơ hội vào hội nghị thượng đỉnh năm tới không?

Mặc dù cách tiếp cận này rất tiện dụng, hãy áp dụng nó một cách khôn ngoan. Bỏ mặc ai đó vô thời hạn có thể khiến bạn kém lịch sự hơn rất nhiều so với việc từ chối họ ngay từ đầu.

5. Đưa ra một biện pháp thay thế.

Mặc dù câu trả lời của bạn có thể là không, vì lợi ích của phép lịch sự, đôi khi bạn vẫn có thể muốn giúp đỡ người nhận theo một cách khác, bằng cách gợi ý một thời điểm khác hoặc một tùy chọn khác chẳng hạn.

Ví dụ: Mặc dù tôi không thể giúp cho thượng nghị sĩ sẵn sàng cho một cuộc phỏng vấn trước deadline của bạn, nhưng tôi rất vinh dự nếu để bạn liên lạc với trưởng ban nhân sự. Cô ấy có thể đưa ra nền tảng về chính sách của chúng tôi nếu điều đó có ích cho công việc của bạn.

Ví dụ: Thực sự thì bây giờ tôi không tiện để đi uống cà phê và cho bạn những lời khuyên trong công việc, nhưng đồng nghiệp Frances của tôi rất sẵn lòng để đảm nhận vai trò của nhiều hơn một người cố vấn và có thể chia sẻ một số hiểu biết chắc sẽ giúp ích cho bạn đấy. Liệu tôi có thể giới thiệu cho bạn không nhỉ?

Ví dụ: Thời gian này tôi không thể nhận ca làm việc vào cuối tuần thay bạn được, nhưng sau đó nếu bạn cần một ngày để nghỉ ngơi, thì tôi có thể làm vào thứ Hai. 

Nói lời từ chối là một phần thiết yếu của cuộc sống. Mặc dù không phải lúc nào bạn cũng cung cấp cho người nhận một kế hoạch B hay một lời giải thích, nhưng cũng rất đáng để dành thời gian thể hiện bản thân là một người tử tế.

Dịch: Lê Na - Bila team

Ảnh: Ngọc Huyền - Bila team

Facebook Instagram Youtube Twitter Google+ Top